Der Fancy Forms Editor ist die zentrale Arbeitsoberfläche zur Erstellung und Bearbeitung von Formularen. In dieser Hauptansicht können neue Formulare angelegt, bestehende angepasst und mit verschiedenen Feldern befüllt werden. Der Editor bietet dabei eine intuitive Benutzerführung und unterstützt alle Schritte von der Strukturierung bis zur inhaltlichen Ausgestaltung des Formulars. Der Fancy Forms Editor kann in drei Bereiche eingeteilt werden:

6.1 Tree View

In der Tree View werden alle Seiten und Felder eines Formulars übersichtlich dargestellt und verwaltet. Seiten lassen sich nach Bedarf ein- oder ausklappen, um die Struktur kompakt oder detailliert anzuzeigen. Felder können per Drag & Drop einfach an eine andere Position verschoben werden. Durch einen einfachen Links-Klick wird eine Seite oder ein Feld ausgewählt. Das ausgewählte Element wird anschließend sowohl in der Tree-View als auch im Dokument deutlich hervorgehoben, sodass jederzeit klar erkennbar ist, welches Element gerade bearbeitet wird. Durch einen Rechts-Klick auf eine Seite oder ein Feld öffnen sich weitere Möglichkeiten damit das Dokument einfacher gestaltet werden kann.

6.2 Schnellzugriff

Über den Schnellzugriff können verschiedene Aktionen aufgerufen werden. Zu Beginn ist ausschließlich die Speicherfunktion sichtbar. Die weiteren drei Aktionen werden erst eingeblendet, sobald sich der Mauszeiger über dem entsprechenden Bereich befindet.

Auf diese Weise bleibt die Oberfläche übersichtlich, während gleichzeitig alle wichtigen Funktionen schnell erreichbar sind. Der Schnellzugriff befindet sich im Editor während der Bearbeitung eines Formulars direkt im Bereich der Überschrift und ist somit jederzeit leicht zugänglich.

Icon	Erklärung
	Formular speichern
	Alles ausklappen
	Seite hinzufügen
	Eigenschaften bearbeiten

6.2.1 Eigenschaften von Formularelementen

Auf der rechten Seite stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung. Wird ein Element ausgewählt, kann über entsprechende Buttons eine Maske geöffnet werden, um spezifische Einstellungen vorzunehmen. Diese Eigenschaften lassen sich sowohl für das Formular selbst als auch für einzelne Seiten und die darauf befindlichen Felder bearbeiten

6.2.2 Formulareigenschaften

Über die Auswahl des Formulars in der Tree-View können die Formulareigenschaften geöffnet werden:

Eigenschaft	Erklärung	Anwendung
Titel	Der Titel des Formulars.
Beschreibung	Die Beschreibung des Formulars.
Alias	Ein Alias ist ein alternativer Name, der stellvertretend für die ID am Ende der URL verwendet wird. Er muss bei der Veröffentlichung des Dokuments verpflichtend vergeben werden.	Da sich die ID bei jeder neuen Version des Dokuments ändert, sorgt der Alias dafür, dass stattdessen ein fester Begriff in der URL genutzt wird. Dadurch bleibt die URL stabil, selbst wenn sich die interne ID verändert.
Gültig ab	Das Datum, ab dem das Formular gültig ist. Um ein Formular zu veröffentlichen, muss dieses Feld gesetzt sein.	Heutiges Datum bzw. Datum in der Zukunft. Dieses Feld ist verpflichtend, wenn das Formular „produktiv“ gesetzt werden soll.
Gültig bis	Das Datum, bis zu dem das Formular gültig ist. Nach diesem Datum ist das Formular nicht mehr verfügbar.	In diesem Feld kann ein Datum in der Zukunft hinterlegt werden. Das Feld ist nicht verpflichtend, wenn ein Formular auf den Status „Produktiv“ gesetzt werden soll. Über dieses Feld kann ein konkreter Zeitraum definiert werden. Bleibt das Feld leer, bleibt das Formular für eine unbestimmte Zeit im Status „Produktiv“.
Organisationseinheiten	Organisationseinheiten ermöglichen die Zuordnung von Formularen zu bestimmten Gruppen. Dadurch wird festgelegt, welche Gruppe das erstellte Formular sehen und verwenden darf.	Durch die Nutzung von Organisationseinheiten wird die Übersichtlichkeit deutlich verbessert. Abteilungen lassen sich klar voneinander trennen, wodurch Formulare strukturiert verwaltet und schneller gefunden werden können.
Zielgruppe	Über die Zielgruppe wird geregelt, wer das Formular sehen und ausfüllen kann. Außer der Zielgruppe „Anonym“ wird eine Anmeldung über ein IAM-System (Identity Access Management) benötigt, um das Formular auszufüllen.	Dieses Feld ist verpflichtend, wenn das Formular „produktiv“ gesetzt werden soll.
Prozessendpunkt	Hier wird der Prozessendpunkt festgelegt. Dieser wird in Form einer URL in das Feld eingetragen.	Dieser Prozessendpunkt bietet dann eine Schnittstelle zu z.B dem Prozess-Modul von intracon:BK Datacenter oder zu einem externen Prozess
Prozessname	Hier kann ein beliebiger Prozessname definiert werden.	Dieser Prozessname wird als zusätzliche Metainformation an den weitergeleiteten Prozess übergeben.

6.2.3 Bestätigungs- und Ausgabeeigenschaften

Bestätigungs- und Ausgabeeigenschaften steuern, welche Rückmeldungen und Ausgaben nach dem Absenden eines Formulars erzeugt werden. Dazu gehören sowohl Dokumente als auch E-Mails zur Bestätigung oder Verifikation der eingegebenen Daten. Diese drei Eigenschaften sind auch in den Formulareigenschaften zu finden und können per Schalter ein- oder ausgeschaltet werden.

PDF-Quittung
Wenn der Schalter für die PDF-Quittung aktiviert ist, wird nach dem Absenden des Formulars automatisch eine PDF-Datei erzeugt. Danach öffnet sich ein weiteres Textfeld „Dokumentvorlage“. Dieses Textfeld kann mit einer ID der Dokumentenvorlage befüllt werden, die für die Generierung des PDFs genutzt wird. Wird dieses Textfeld leer gelassen, wird die Standardvorlage von Fancy Forms für die Generierung verwendet. Die Quittung enthält sämtliche Informationen, die zuvor im Formular ausgefüllt wurden, und dient als übersichtliche Bestätigung der Eingaben. Die Datei öffnet sich nach dem Klick auf die PDF-Download-URL.

Beispiel:

Eingangsbestätigung per E-Mail
Wenn der Schalter für die Bestätigungs-E-Mail aktiviert ist, wird nach dem Absenden des Formulars automatisch eine E-Mail versendet. Diese enthält sämtliche Informationen, die zuvor im Formular ausgefüllt wurden, und dient als Bestätigung des Eingangs. Auch hier öffnet sich nach dem Aktivieren des Schalters ein Textfeld „E-Mail-Vorlage“. Dieses Textfeld kann mit einer ID der E-Mail-Vorlage befüllt werden, die für die Generierung der E-Mail genutzt wird. Wird dieses Textfeld leer gelassen, wird die Standardvorlage von Fancy Forms für die Generierung verwendet.

Beispiel:

Bestätigungs-E-Mail
In den Formeigenschaften kann festgelegt werden, dass der Nutzer des Formulars die Daten bestätigen muss, indem ein Bestätigungslink aufgerufen wird, der in per E-Mail zugesendet wird. Nach dessen Aufruf wird die Bestätigung entweder direkt durchgeführt oder es ist eine zusätzliche Bestätigung erforderlich. Dieses Verfahren entspricht dem Double-Opt-in-Prinzip, bei dem Nutzende ihre Eingaben und die angegebene E-Mail-Adresse aktiv bestätigen müssen, bevor weitere Schritte ausgelöst werden. Erst nach dieser Bestätigung kann ein Prozess im Datacenter gestartet werden. Sämtliche E-Mail-Templates sowie die Bestätigungsseiten können im Editor konfiguriert werden.

Ablauf (Double-Opt-in):

1. Anmeldung
   Der Nutzer trägt seine E-Mail-Adresse (und ggf. weitere Daten) in das Formular ein und sendet es ab.

2. Bestätigungsmail
   Das System versendet automatisch eine E-Mail mit einem eindeutigen Bestätigungslink an die angegebene Adresse.

3. Bestätigung
   Der Empfänger klickt auf den Link, um die Anmeldung zu bestätigen.

4. Aktivierung
   Erst nach dem Klick auf den Link wird die E-Mail mit den gesamten Informationen versendet oder die Daten werden gespeichert.

6.2.3 Darstellungsoptionen

Darstellungsoptionen ermöglichen die Anpassung des äußeren Erscheinungsbildes eines Formulars. In diesem Bereich kann zunächst die Zusammenfassung ausgewählt werden, die festlegt, wie das Formular oberhalb der Eingabefelder dargestellt wird.

Zusätzlich kann die Beschriftung des Speicher-Buttons individuell festgelegt werden, sodass der Aktionstext an die jeweilige Anwendungssituation angepasst werden kann.

Darunter befinden sich drei Schalter, über die zusätzliche Anzeigeelemente ein- oder ausgeblendet werden können. Über die Option „Formular verstecken“ kann das gesamte Formular unter bestimmten Bedingungen ausgeblendet werden. Die Einstellung „Übersicht Formularschritte“ steuert, ob bei mehrseitigen Formularen eine Schrittübersicht angezeigt wird. Mit dem Schalter „Kopfbereich“ kann der obere Kopfbereich des Formulars aktiviert oder deaktiviert werden.

Zu jeder Einstellung steht ein Informationssymbol zur Verfügung, über das weiterführende Hinweise angezeigt werden können.

6.2.4 Seiteneigenschaften

Über die Auswahl einer Seite in der Tree-View können die Seiteneigenschaften eingestellt werden.

Eigenschaft	Erklärung
Name	Name der Seite
Hinweise	Hinweise, die beim Ausfüllen der Seite angezeigt werden
Erfolgstitel	Die Überschrift, die bei erfolgreich ausgefüllter Seite angezeigt wird
Erfolgstext	Der Text, der bei erfolgreich ausgefüllter Seite angezeigt wird

6.2.5 Feldeigenschaften

Über die Auswahl eines Feldes in der Tree-View können die Feldeigenschaften eingestellt werden.

Allgemeine Feldeigenschaften

Eigenschaft	Erklärung
Name	Der interne Name des Feldes, der in der Tree-View angezeigt wird. Dieser Name hilft bei der Organisation und Verwaltung der Felder innerhalb des Formulars.
Anzeigetext	Der Text, der dem Benutzer im Formular angezeigt wird. Dieser Text erklärt, was in das Feld eingegeben werden soll.
Verweis	Eine eindeutige Referenz oder ID, die das Feld identifiziert. Diese kann für die interne Verarbeitung und Verknüpfung von Daten verwendet werden.
Hilfetext	Eine erklärende Information, die neben dem Feld angezeigt wird. Sie bietet dem Benutzer zusätzliche Hinweise oder Anleitungen zur Eingabe.
Platzhalter	Ein Text, der im Eingabefeld angezeigt wird, bevor der Benutzer eine Eingabe macht. Dies kann als Beispiel dienen oder eine Vorgabe für die erwartete Eingabe anzeigen.

Feldspezifische Feldeigenschaften

Je nach Feldtyp können zusätzliche spezifische Eigenschaften eingestellt werden.

6.3 Aktionen im Formular-Editor

Im Formular-Editor stehen verschiedene Aktionen zur Verfügung, mit denen das Verhalten, die Gestaltung und die Veröffentlichung eines Formulars gesteuert werden können. Jede Aktion erfüllt einen klar definierten Zweck und unterstützt bei der strukturierten Erstellung und Verwaltung von Formularen.

Aktion	Erklärung
Header	Mit der Aktion „Header“ wird die Überschrift des Formulars angepasst. Der Header ist das erste sichtbare Element für den Nutzer beim Öffnen des Formulars. Hier können Titel, Untertitel oder eine kurze Beschreibung ergänzt werden, um den Zweck des Formulars eindeutig zu kommunizieren. Zusätzlich kann das Erscheinungsbild an das Corporate Design angepasst werden (z. B. durch Schriftarten, Farben oder Logos).
Danke-Seite	Die Danke-Seite wird nach erfolgreichem Absenden des Formulars angezeigt. Sie bestätigt den Abschluss des Prozesses und kann zusätzliche Informationen enthalten, beispielsweise eine Bestätigung, Hinweise zu nächsten Schritten oder einen Download-Link. Die Gestaltung kann individuell erfolgen – von einfachem Text bis hin zu komplexeren Layouts mit Bildern, Links oder Variablen.
E-Mail Template	Diese Aktion wird erst sichtbar, sobald der Schalter für die Eingangsbestätigung per E-Mail aktiviert ist und ist vergleichbar mit der Bearbeitung der Danke-Seite. In diesem Bereich wird das E-Mail-Template angepasst, das im Rahmen der Eingangsbestätigung per E-Mail an die Nutzenden versendet wird.
Duplizieren	Mit der Aktion „Duplizieren“ kann ein bestehendes Formular vollständig kopiert werden. Alle Eigenschaften, Felder und Layouts werden übernommen. Dies ist besonders hilfreich, wenn ein ähnliches Formular erstellt werden soll, ohne es vollständig neu aufzubauen.
Veröffentlichen	Durch die Aktion „Veröffentlichen“ wird das Formular in den Status „Produktiv“ gesetzt und steht der definierten Zielgruppe zur Verfügung.
Exportieren	Mit der Aktion „Exportieren“ kann das Formular inklusive aller Konfigurationen und Inhalte als Datei exportiert werden. Dies dient der Sicherung, Weitergabe oder Übertragung in andere Systeme. Exportierte Formulare können später wieder importiert und weiterbearbeitet werden.

6.4 Validatoren

Validatoren sind essenzielle Komponenten im Formular-Design. Sie stellen sicher, dass Benutzereingaben bestimmten Regeln entsprechen und definierte Kriterien erfüllen. Dadurch wird die Richtigkeit, Vollständigkeit und das korrekte Format der eingegebenen Daten gewährleistet, bevor diese weiterverarbeitet oder gespeichert werden.

Im Fancy Forms Editor können Validatoren konfiguriert und in der Vorschau getestet werden. Sie verbessern die Datenqualität und helfen, Eingabefehler frühzeitig zu erkennen.

Typ	Anwendungsfelder	Erklärung
Pflichtfeld	Alle Felder	Legt fest, ob ein Feld zwingend ausgefüllt werden muss, bevor das Formular abgeschlossen werden kann.
Auswahlverhalten	Auswahlfelder	Bestimmt, ob ein Nutzer innerhalb eines Auswahlfeldes einen einzelnen oder mehrere Werte auswählen darf („einfach“ oder „mehrfach“).
Zeit	Datumsfelder (Datum & Uhrzeit)	Ermöglicht die Definition von Mindest- und Höchstwerten. Zur Verfügung stehen ein konkretes Datum/eine konkrete Uhrzeit, eine Feldreferenz oder eine dynamische Zeitangabe. Feldreferenzen stehen erst zur Verfügung, wenn mindestens ein weiteres Datumsfeld im Formular existiert.
Dateien	Anhang	Legt die maximale Dateigröße sowie die erlaubten Dateiendungen bzw. Dateiformate fest.

6.5 Berechnungen

Die Berechnungsfunktion in Fancy Forms ermöglicht die Durchführung von Berechnungen innerhalb eines Formulars. Es stehen zwei Arten von Berechnungen zur Verfügung:

Numerische Berechnung Diese Berechnungsart kombiniert Zahlenfelder miteinander. Es können einfache oder komplexe mathematische Operationen durchgeführt werden, um Ergebnisse auf Basis der eingegebenen Werte zu berechnen.

Kalendarische Berechnung Diese Berechnungsart erlaubt es, ein Datumsfeld mithilfe von Zahlenfeldern zu verändern. Beispielsweise können Tage, Monate oder Jahre addiert oder subtrahiert werden.

Hinweis:

• Die Berechnungsart kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
• Das Ergebnis einer Berechnung kann jedoch als Eingabe für eine weitere Berechnung verwendet werden.

6.6 Standardwert

Der Standardwert ist ein voreingestellter Wert, der automatisch in einem Feld eingetragen wird, bevor der Nutzer eine Eingabe vornimmt. Er dient als Vorbelegung und kann das Ausfüllen erleichtern oder typische Werte bereits vorgeben.

Standardwerte können mit allen Feldtypen verwendet werden, mit Ausnahme der folgenden Feldtypen:

• Informationsfelder
• Anhänge

Durch den gezielten Einsatz von Standardwerten kann die Benutzerführung optimiert und die Eingabequalität verbessert werden, insbesondere bei häufig wiederkehrenden Informationen.

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